Zeiterfassung in Pflegeeinrichtungen

Für den gezielten Aufbau eines nachhaltigen Controllings ist eine differenzierte, nach Kostenträgern bzw. Kostenstellen aufgeteilte Stundenaufzeichnung über sämtliche Tätigkeiten aller Mitarbeiter/-innen im Betrieb notwendige Voraussetzung.

Nur so lassen sich tatsächliche Stunden- und Kostenverrechnungssätze verursachungsgerecht darstellen. Dies fordern nicht nur die Vorschriften der Pflegebuchführungsverordnung (PBV), sondern ist auch ein unverzichtbarer Bestandteil der professionellen betriebswirtschaftlichen Steuerung eines Pflegedienstes.

Defizitäre Leistungsbereiche im Pflegedienst aufdecken

Des Weiteren wird eine exakte Bewertung der einzelnen Vergütungsvereinbarungen mit den Kostenträgern ermöglicht, da die verschiedenen Leistungsbereiche wie z.B. SGB V, SGB XI, SGB XII und Privat unterschiedliche Stundenverrechnungssätze erfordern. Um etwaige defizitäre Leistungsbereiche im Pflegedienst zu erkennen und zu analysieren, müssen diese jeweils isoliert betrachtet werden können. Den erzielten Erlösen sind die entsprechenden Kosten gegenüberzustellen und den jeweiligen Leistungsstunden (Pflegezeiten am Patienten) zuzuordnen.

Hierfür ist grundsätzlich eine Aufteilung aller im Pflegedienst anfallenden Personalstunden in produktive (abrechenbare) und nicht produktive (nicht-abrechenbare) Stunden erforderlich, die anschließend den jeweiligen Kostenträgern und Kostenstellen sowohl direkt als auch anteilig zuzuordnen sind.

Stundenaufteilung als grundlegende Voraussetzung für die Vor- und Nachkalkulation

Mit der Umsetzung der PBV sind der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) zwar die jeweiligen Erlöse sowie die direkt zuordenbaren Kosten zu entnehmen, jedoch sind keine echten Stunden- und Kostenverrechnungssätze darstellbar. Diese unterscheiden sich (mit Ausnahme bei Abrechnungen nach Zeit) zwangsläufig von den mit den Kostenträgern vereinbarten Stundenverrechnungssätzen. Eine solche Aufteilung der Personalstunden ist nicht zuletzt auch grundlegende Voraussetzung für die Vor- und Nachkalkulation einzelner Leistungen und Leistungskomplexe. Zudem bietet diese Stundenaufteilung eine sichere Grundlage für etwaige Vergütungsverhandlungen.

Nur eine kontinuierliche Erfassung der produktiven Stunden wird den Ansprüchen gerecht, jederzeit eine aussagekräftige, nachhaltig belegbare Statistik über sämtliche im Pflegedienst anfallenden Stunden zur Verfügung zu haben.

Gerade in der ambulanten Pflege ist es im Hinblick auf die finanzielle Problematik im gesamten Gesundheitswesen und der daraus resultierenden restriktiven Vergütungspolitik der Kostenträger von außerordentlicher Bedeutung, ein verursachungsgerechtes Zeiterfassungssystem einzuführen.

Diese Anforderungen erfüllt DZE mit einer detaillierten Stundenauswertung und -statistik sowie einem individuell erweiterbaren Kennzahlen-Modul. Darüber hinaus verfügt das Programm noch über ein exzellentes Dienstplan-Modul.

Volker Münch